Biztos, hogy ha görgetted a Facebook hírfolyamot, neked is feldobott olyan hirdetést, amelyben egy virtuális asszisztens hirdette magát. Talán csak átgörgettél rajta és nem is szenteltél neki sok figyelmet, de az is lehet, hogy megakadt rajta a szemed. De mi is az a virtuális asszisztens?
A virtuális asszisztens (általánosan rövidítve VA, a PA vagyis Personal Assistant nyomán) az a szakember, aki virtuálisan segít vállalkozásoknak, támogatja azok működését. Virtuálisan, vagyis távolból, leginkább otthonról, úgynevezett „home office”-ból dolgoznak. A virtuális asszisztensek szakosodhatnak képzettségüknek, tapasztalatuknak, érdeklődési körüknek megfelelően. Ha azt hitted, csak az lehet virtuális asszisztens, aki eddig asszisztens vagy adminisztrációs munkatárs volt, tévedsz! Ide sorolhatjuk például a virtuális marketing asszisztenseket, a virtuális szövegíró (tartalomkészítő) asszisztenseket, a virtuális személyi asszisztenseket. Vagyis a VA nem feltétlenül egyenlő a „virtuális titkárnővel”. A megnevezés inkább csak egy gyűjtőfogalom különböző szakembereknek, akik más „keze alá” dolgoznak be. Ettől függetlenül önállóan vezetnek projekteket, csak nem alkalmazottként, hanem szabadúszóként.
A virtuális asszisztens egyéni vállalkozó, aki szerződéses kapcsolatban áll ügyfeleikkel. A saját vállalkozásuk adózásáért saját maguk felelnek. Az ügyfélnek nincs gondja a munkabérre, járulékokra, munkaviszonnyal kapcsolatosan jelentkező egyéb teendőkre. A virtuális asszisztens egyszerre több ügyfelet is kiszolgálhat, feladatait elláthatja havibérben, órabérben, projekt alapú díjazással is. Attól függ, milyen formában állapodnak meg. A legáltalánosabb az, hogy megállapodnak egy havi óraszámban, és azt beárazzák.
Milyen feladatot is vállal pontosan egy virtuális asszisztens?
A képesítéstől függ, de általános adminisztrációt és asszisztensi feladatokat is elláthatnak. Ezek lehetnek dokumentumok, adatbázisok készítése, szerkesztése, kezelése, HR feladatok, kapcsolattartás. Emellett lehet utazásszervezés, tartalomkészítés a social media felületekre, szerződések előkészítése, sőt, kisebb rendezvények szervezése. Akár marketing asszisztensi feladatokat is elláthat, ha épp arra van szüksége a megbízónak.
Most biztos felmerül benned is a kérdés, hogy hogyan lehetsz te is virtuális asszisztens. A legegyszerűbb, hogy ha már végeztél irodai adminisztrációs, vagy általános asszisztens feladatokat, így van releváns tapasztalatod egy általános VA pozícióra. Általában ezek a munkavállalók multinál szerezték a tapasztalatot. Nem ritka azonban, hogy ügynökségi háttérrel rendelkeznek, ugyanis ott is rengeteg hasonló pozíció van, és sokkal több a home office is. Ha esetleg dolgoztál már marketing asszisztens pozíciódban, vagy HR, pénzügyi asszisztensként, gyakornokként, akkor is el tudsz helyezkedni ugyanezekben.
Miért éri meg távoli asszisztensként dolgozni?
Egyéni vállalkozóként, otthonról végezhető munkaként lehet ellátni a feladatokat, nem kell irodába bejárni, és kötetlen a munka időd. A virtuális asszisztensek online keresnek munkát, hiszen ők is már „digitális nomádok”. Persze, manapság már mindenki az olyan oldalakon keres, mint a Profession, vagy Linkedin tehát online. Ezeken az oldalakon azonban ritka a távoli asszisztens kereső hirdetés. Az Upwork, szabadúszó.hu, freelancer.com megfelelő munkaerő szolgáltató oldal lehet kezdésnek. Ezeken az oldalakon ingyenes a regisztráció, és minél részletesebb profilt kell létrehoznod. Tudod szűrni, milyen munkák, pozíciók érdekelnek, és mik az erősségeid, képességeid. Itt is, mint az önéletrajzban, érdemes a tényleges skilleket beírni, hiszen ez alapján pályázhatsz munkákra. Az oldalak algoritmusa automatikusan a képességeidnek megfelelő munkákat ajánlja majd, de te is tudsz keresőszavak alapján keresni. Ha kitöltötted az online önéletrajzodat, akkor rögtön felmerül egy kérdés – hogyan adjak meg fizetési igényt?
A virtuális asszisztensek megadhatják a fizetési igényüket projekt alapon, órabérben, vagy havi összegben is, óraszámra bontva. Egyéni vállalkozóként a munkáltatónak nem kell járulékot fizetnie utánad, valamint bejelentési kötelezettsége sincs. Éppen ezért egy virtuális asszisztens több ügyféllel is dolgozhat egyszerre, sőt, lehet magasabb órabére, mint egy cégnél elhelyezkedő kollégájának. Az ügyfélnek még így is érdemes kiszervezni az asszisztensi feladatokat, hiszen még így is „olcsóbb”. A virtuális asszisztensek többsége megállapodik egy keret óraszámban az ügyféllel, hogy heti vagy havi szinten mennyi segítséget nyújt a cégnek. Ezt természetesen közösen találják ki és mérik fel. Ezáltal a megrendelő is jól jár, ugyanis a ténylegesen ledolgozott munkaidőt fizeti ki, amelyről heti vagy havi riportot küld a VA. Ha a megbeszélt feletti órát követel a feladat, érdemes újra átbeszélni a munkaidőt. Figyeljünk arra, hogy a tényleges munka mennyiséget riportáljuk! Csak így lesz alkalmad újra tárgyalni a feltételeket, ha szükséges. Könnyű beleesni abba a hibába, hogy „ingyen” dolgozik a VA, mert kevesebb óraszámban állapodik meg az ügyféllel – ilyen esetben újra kell tárgyalni a lehetőségeket.
Az alábbi felsorolt oldalak garantálják a megrendelő hitelességét, fizetőképességét, így nincs olyan, hogy „nem fizetnek ki”. Automatikusan levonják az ügyfél bankszámlájáról az összeget, és utalják át – természetesen ezért 20%-ot levonnak a megkapott összegből. Amikor árat alakítasz ki, érdemes ezt is figyelembe venni. Ha egyéni vállalkozóként dolgozol itthoni ügyfeleknek, akkor pedig a havi 50.000 Ft-ot vagy köteles befizetni az államnak. Ha először csak kevesebb óraszámban vállalnál munkát a teljes állásod mellett, akkor kérvényezheted a részmunkaidős egyéni vállalkozói igazolást. Ennek költsége mindössze havi 25.000 Ft, de előírás, hogy 40 órás, bejelentett munkádnak kell lennie. Ez a megoldás akkor jön jól, ha átállnál a távoli munkavégzésre, de még nincs annyi megtakarításod, hogy ott hagyd a munkádat. Esetleg csak szeretnéd kipróbálni, hogy neked való-e, viszont ilyen esetben számolnod kell, hogy két munkád lesz. A havi 40 óra helyett pedig 50-60 órát kell majd dolgoznod. Mindkét esetben érvényes, hogy sajnos nem leszel jogosult magas nyugdíjra sem GYES-re, így érdemes ezeket a szempontokat is figyelembe venned.
Az árazásnál, ha óradíjban gondolkodsz, akkor 3000-5000 Ft között mozog a díj. Ez függ a képességeidtől, és hogy pontosan miket is vállalsz és végzel el. Minél szélesebb körű szolgáltatást tudsz nyújtani, annál magasabb lehet az órabéred. Ha projekt alapon dolgozol, hosszabb időre, érdemes úgy kialakítani az árakat, hogy inkább az előbbihez legyen közelebb, hiszen így biztosabb, hogy téged választanak. A magyar munkáltatók ugyanis még mindig jelentősen árérzékenyek. Hirdetheted úgy is, hogy ilyenkor kedvezményesen vehetik igénybe a szolgáltatásaidat, így neked is, és neki is megéri veled dolgozni. Itt is igaz, hogy minél több munka, annál több fizetés jár, azonban ajánlatos új projekt, ügyfél után pár hétig megnézni, mennyi időt vesz igénybe. Ha túlvállalod magad, akkor te magad is érezni fogod, hogy nem is olyan jó más keze alá dolgozni.
Hogyan zajlik pontosan a munkára történő felvétel?
Az említett oldalakra az ügyfelek feltöltik a munkákat, és neked kell jelentkezni rájuk. Mindig érdemes rövid, pár mondatos kísérőlevelet írni, így személyesebbé válik a jelentkezés. Ha szimpatikus vagy, és ő válaszol, akkor következik egy „személyes interjú”. Ha azonos városban laktok, elképzelhető, hogy tényleg találkoztok, de nagyrészt ez már online, egy SKYPE hívás keretein belül történik. Itt eldönti a munkáltató, hogy van-e „kémia”, hasonlóak-e az elképzeléseitek. Ha minden stimmel, akkor kerül sor próbamunkára. A próbamunka attól is függ, milyen képességeid vannak, és sajnos elképzelhető, hogy a munkádat azután is felhasználják, hogy nem téged választanak. Így tesznek szert ingyen munkaerőre. Ezeket elég nehéz kiszűrni, de mindig figyelj arra, hogy ne kérjenek olyan próbafeladatot, ami akár 4-6 órát is elvesz az idődből. Ez esetben mindig gyanakodj, hogy csak ingyen elkészített feladatra szeretnének szert tenni. Arra is érdemes figyelni, hogy csak 1 próbamunka legyen, többet nem érdemes elvállalni. Ha marketing asszisztens lennél, akkor blog cikk írás, 3-5 poszt írás, egy rövidebb kampány megtervezése is lehet a feladatod. Ha inkább a HR irányba dolgoznál, akkor pedig akár egy álláshirdetés megírása, vagy egy próbainterjú is elképzelhető, ahol szerepet cseréltek a munkáltatóval. Magyarországon is egyre több olyan cég dolgozik, ahol csak szabadúszók látják el a napi feladatokat, és ritkán, vagy egyáltalán nem találkoznak egymással. Ez esetben különösen fontos a napi kommunikációs, akár írásban, akár online meetingek formájában. Ha elvégezted a próbafeladatot, és téged választanak, akkor kezdődhet is a távoli munka! Ehhez azonban fontos, hogy megállapodjatok a keretekben. Ha valamelyik közvetítő oldalt választod, akkor ott tudod vezetni az óráidat. Egy timesheet-e kell kitölteni napokra bontva. Ha óradíjban egyeztek meg, akkor ez alapján történik az elszámolás, aminek a kifizetését kérheted hetente vagy havonta. Mindig számolj azzal, hogy a kifizetés a timesheet leadása után általában 7-10 nappal történik meg.
Miért éri meg így foglalkoztatnia a munkáltatónak?
Amellett, hogy a munkáltatónak nem kell fizetnie a járulékokat, az is fontos szempont, hogy a ténylegesen ledolgozott munkaidőt fizeti ki. Pontos rálátása van (a heti, havi riportoknak köszönhetően) hogy pontosan mennyit dolgozik az asszisztens. Munkavállalóként a munkáltató keze alá dolgozik, és kapcsolattartóként ő válaszol helyette az alvállalkozóknak, így neked jelentősen csökken a munka mennyisége. Megvan az az előnye, hogy folyamatosan figyelemmel lehet kísérni a VA munkáját, mert olyan riportot is lehet kérni, amely projektekre van lebontva. Átveheti az összes adminisztrációs feladatot, esetleg a kreativitást ifénylő projekteket is. Egy VA hosszútávú befektetés, és óriási támogatást jelent, főleg ha a projektek száma megugrott a csúcsidőszakban! Sok területen dolgozik, csökkentve a terhelést. Egy-egy feladatkör folyamatos átadása megkönnyebbülést jelent majd munkáltatódnak is. Ahogy a cégeknél megvan mindenkinek a saját feladata, itt is szét lehet osztani külön távoli asszisztensekre. Ezáltal foglalkoztatható jogi asszisztenst, marketing asszisztens, HR asszisztenst, pénzügyi asszisztenst is egyszerre. Gondolj bele, elképzelhető, hogy jelenleg mind te vagy egy személyben – így pedig akár 4-5 ember is helyetted dolgozik, mert te most ennyi feladatot látsz el!
Ez a foglalkoztatási módszer egyre népszerűbb, hiszen olcsóbb, egyszerűbb, és nem mellesleg jó szakembert nehéz találni. Miért lenne szükségszerű, hogy a jó szakember ugyanott él, ahol munkáltató vagy a cég? Az online foglalkoztatással új távlatok jelennek meg a munkavállalói és a munkáltatói oldalon is. Ez pedig idővel nem lesz más, mint egy rendszerváltás a kkv-k világában.
