Kevés olyan szakma, vagy munkahely létezik ma, ahol valamilyen formában ne kerülnének elő az Excel függvények. Az Excel, sokak által kedvelt, másoknak inkább csak rémálmaimban megjelenő függvényei, széles körben ismertek és használtak. Az Excel, – jelenleg – több mint 750 millió ember laptopján kap helyet, mégis csak kevesen fekete öves mesterei a szoftvernek. Az Excel azonban sokkal több, mint egy egyszerű irodai alkalmazás, hiszen használhatjuk projektek vezetésére, statisztika számításra, vagy adatelemzésre. Ha eddig nem tudtál elmélyedni az Excel függvények rejtelmeiben, akkor ebben a cikkben bemutatjuk neked a leghasznosabbakat, amivel könnyebb lesz majd őket használni a mindennapokban.
Excel függvények és képletek
Az Excel világában két módon tudunk számításokat végezni: függvények és képletek segítségével. Az Excelben a képlet egy olyan kifejezés, amely egy cellatartomány vagy egy cella értékeivel végez számításokat. Például = A1+A2+A3, amely az A1 cellától az A3 celláig terjedő értéktartomány összegét találja meg és adja össze. A függvények pedig az Excelben előre definiált képletek. Megszüntetik egy – egy képlet fáradságos kézi bevitelét, miközben könnyen felismerhető nevekkel látják el őket. Például: =SZUM(A1:A3). Értelemszerűen, a függvény összeadja az A1 és A3 közötti összes értéket. Ahhoz, hogy adatelemzést végezzünk Excelben, érdemes a leggyakoribb módszereket kicsit közelebbről megvizsgálni. Az Excel függvények között léteznek dátum és idő függvények, logikai és matematikai függvények, vagy akár statisztikai függvények, de igaz vagy hamis függvények is.
Az egyszerű, de nagyszerű
A legkézenfekvőbb módszer az egyszerű beszúrás, azaz a képlet beírása a cellába. A folyamat elején beírunk egy egyenlőségjelet, majd beírjuk az alkalmazni kívánt Excel függvényt. Az Excel elég intelligens, tehát amikor elkezded beírni a függvény nevét, egy felugró függvénysúgó jelenik meg. Ebből a listából kiválaszthatod a kívánt funkciót, azonban ne nyomj rá rögtön az Enter billentyűre, használd helyette a TAB billentyűt. Ha rögtön rányomsz az Enterre, akkor előfordulhat, hogy felugrik egy hibaüzenet: ‘#NÉV?’ formában. Ennek kijavításához csak válaszd ki újra a cellát és lépj a képletsorra, hogy befejezhesd a függvényt és a megfelelő érték szerepeljen megoldásként.
Képlet beszúrása
Ha jobban szereted még nagyobb ellenőrzés alatt tartani a munkádat, akkor kattints a Képletek menüpontra, és az Excel megjeleníti neked azt a kívánt cellában. Ehhez nincs más dolgod, mint a Képlet menüpontra lépned, és kiválasztani a függvény beszúrása feliratú menüpontot. Ez a párbeszédpanel igazi aranybánya, mivel tartalmazza azokat a függvényeket, melyekre a jövőben szükséged lehet.
A függvények szerelmeseinek
Egy lehetőség azok számára, akik már most imádják a a különböző függvényeket: kattints a Képlet menüpontra, és válaszd ki a kívánt csoportot. A gombra kattintva megjelenik egy almenü, amely a függvények listájával van tele. Innen kiválaszthatod a kívánt funkciót. Ha azonban úgy találod, hogy az általad preferált csoport nincs a lapon, kattints az Egyéb függvények lehetőségre, valószínűleg ott bújt meg.
A praktikum kedvelőinek
Az Autoszum funkció a mindennapokban az Excel egyik leghasznosabb funkciója. Menj a kezdőlap fülre, majd kattints az Autoszum opcióra. Ezután kattints a pontra a többi rejtett képlet megjelenítéséhez. Ez az opció a Képlet menüpontban is szerepel a Függvény beszúrása utáni első opcióban.
A lustábbaknak
Azoknak, akik nem szeretik a felesleges kattintgatást, szívből ajánljuk a gyors beszúrás funkciót. Használd a legutóbbiak menüpontot, így megkíméled magad az állandó gépeléstől. Ez a Képletek lapon található, egy harmadik menüpont, közvetlenül az AutoSzum mellett.
Excel függvények a mindennapokra
Most, hogy kaptál egy közelebbi képet arról, hogyan kell a kívánt képleteket, vagy függvényeket helyesen beilleszteni, itt az idő, hogy megnézzük őket a gyakorlatban.
Szum azaz autoszum
A Szum függvény az első és legfontosabb függvény amit meg kell ismerned, ha az Excel világában mozogsz. Kiválasztasz egy általad szimpatikusnak vélt tartományt, és azoknak azoknak értékeit összesíted. Ezek lehetnek sorok, vagy oszlopok is. Ilyenkor nem kötelező egymás mellett lévő cellákat összesítened, egymástól távol esőket is összesíthetsz az autoszum függvénnyel, csak nyomd le a CMD vagy CTRL gombot. Példa:
=SZUM(B2:G2) – Egy egyszerű kiválasztás, amely összegzi az egy sorban lévő értékeket.
=SZUM(A2:A8) – Egyszerű kiválasztás, amely összegzi az oszlopokban lévő értékeket.
=SZUM(A2:A7, A9, A12:A15) – Egy valamivel bonyolultabb képlet amely összegzi az A2 és A7 közötti tartomány értékeit, kihagyja az A8-at, hozzáadja az A9-et, átugorja az A10-et és A11-et, majd végül összeadja az A12-től A15-ig.
=SZUM(A2:A8)/20 – Megmutatja, hogy a függvényt képletté is alakíthatod.
Átlag függvény, a szolgáltatók kedvence
Az átlag függvény, hasonló a szum függvényhez, azzal a különbséggel, hogy nem végösszeget, hanem átlagot számol. Például egy jobb szálloda vagy vendéglátóhely kiválóan látja, hogy az adott nyári szezonban, átlagosan mennyi bevételt termeltek egy nap. Az átlag függvény „okos” mivel az üres cellákat és szövegeket rögtön figyelmen kívül hagyja. Példa:
=ÁTLAG(B2:B11) – Egyszerű átlagot mutat, hasonlóan a (SZUM(B2:B11)/10) módszerhez.
Darab függvény, az esküvőszervezőknek
Fogalmad sincs, végül hány embert is hívtál meg az esküvődre? Akkor a darab függvényben igazi fontos társra találsz. Ez a függvény egy megadott tartományban az összes olyan cellát megszámolja, amely csak számértékeket tartalmaz. Ezzel a módszerrel könnyedén szűrhetsz ügyfelek, vagy válaszértékek között, kifejezetten jó módszer a kiértékelésre. A DARAB2 a függvény extrább verziója, hiszen ellentétben a DARAB-bal, ez nem csak a számokat, hanem szövegeket, dátumokat és időpontokat is számol.
Ha függvény, a bizonytalanoknak
A „HA” (angolul if) függvényt akkor használjuk, ha az információt egy logikai sorrend szerint szeretnénk rendezni. A függvény egy leghasznosabb tulajdonsága, hogy képteleket és függvényeket is lehet bele ágyazni. A másik kedvenc, a szumha, ami ugyanúgy összesít, mint a szum függvény, azonban csak akkor, ha bizonyos értékek megfelelnek a kritériumoknak. Mondjuk, ha összeg nagyobb, vagy kisebb mint 5.
És vagy or függvény a feltételszabóknak
Ez a két függvény akkor lesz hasznos, ha csak valamelyik feltétlen igaz vagy számít. Tulajdonképpen meg kell adnod a függvény számára bizonyos feltételeket, és a köztük lévő összefüggést is. Mondjuk egy bizonyos ügyfelet keresel, aki nő, ajtót vásárolt és 25 év fölötti. Akkor ez a két függvény tökéletes eredményt ad számodra.
Kimetsz függvény a maximalistáknak
A Kimetsz függvény a rendezetlen szöveg közötti szóközök valódi ellensége, hiszen gondoskodik arról, hogy a függvények ne adjanak vissza további hibát. A függvény biztosítja, hogy az összes üres szóköz eltűnjön és ne legyenek benne logikai bukfencek. A többi függvénytől eltérően, amelyek cellatartományra is hathatnak, a Kimetsz csak egyetlen cellára hat. Ezért azzal a hátránnyal jár, hogy duplikált adatokat ad hozzá a táblázatkezelőhöz.
Max és min függvények, osztályfőnököknek
A min és max függvény a tanárok egyik kedvence, hiszen így láthatjuk, hogy egy osztályból ki ért el maximum és ki minimum eredményt. A függvény megmondja, egy melyik egy adott cella vagy oszlop legmagasabb és legalacsonyabb értéke.
Fkeres, Sherlock Holmesoknak
Azoknak, akiknek már a kisujjában vannak a fenti függvények használata, érdemes kalandosabb vizekre evezni. Ez főleg nagyobb raktárakban, különböző termékek esetében hasznos Excel függvény, hiszen pillanatok alatt kikereshetsz egy számot, vagy értéket az fkeres segítségével.
Kerekítés a félévi bizonyítványhoz, matematika tanároknak
A kerekítés (kerek.fel – kerek.le) a matematikai szabályok alapján a megadott számjegyre kerekít egy adott számot. Azoknak, akiknek csak a rémálmaikban jönnek elő a kerekítéses matek feladatok, hasznos lehet, hiszen három számjegyű számokat, bátran felé és le kerekíthetünk, hogy ne legyen „maradék”. Példa:
= KEREK.FEL (5,22; 0) eredménye 5
= KEREK.LE (7,87; 1) eredménye 7,9
Ma függvény a számlabefizetőknek
A ma függvény mindig egy adott nap értékét írja ki, így pontosan láthatjuk, hogy egy adott naptól számítja, hány nap van hátra, mondjuk a számla befizetésig. Tehát, ha Excel táblában vezeted a számláidat, akkor ez tökéletes megoldás arra az esetre, hogy mindig számon tartsd a szükséges határidőket.
Online Excel tanfolyam
Ha szeretnél te is igazi Excel varázsló lenni, akkor online Excel tanfolyamunkban nem csak a cellák és az oszlopok világát ismered meg, hanem valóban használható tudással is gazdagodsz. Ha szeretnéd megvillantani a munkahelyeden vagy az iskolában az Excel tudásod, menő függvényeket és diagramokat készíteni, akkor tanuld meg nálunk a használatát!
